Absensi Online Google Form, dengan Tanda Tangan

Absensi online menjadi sebuah keniscayaan yang mutlak sejak pandemi COVID-19 melanda dunia. Siswa, mahasiswa, PNS, karyawan perusahaan, dan selainnya, terpaksa belajar dan atau bekerja dari rumah. Istilah asing yang populer, sering kita dengar adalah work from home (WFH). Kehadiran yang biasanya dengan tanda tangan atau sidik jari menjadi sulit dilakukan, sebagai gantinya dibuatlah daftar hadir daring.

Sebagian besar sekolah menggunakan WhatsApp (WA) sebagai sarana untuk memposting kehadiran, misalnya dengan share live location dan photo / video call kepada guru setiap jam pelajaran. Aplikasi lain yang sering kami gunakan di sekolah adalah Zoom, Google Form, dan Google Class Room. Aplikasi-aplikasi tersebut selain sebagai sarana pembelajaran daring juga sekaligus absensi online.

Pada kesempatan ini saya ingin berbagi tutorial bagaimana membuat absensi sederhana menggunakan aplikasi Google. Saya pilih ini karena hampir semua orang dapat mengaksesnya dengan mudah. Mungkin agak panjang, jadi bersiaplah.

Tentu saja kita harus punya akun Google dan masuk (login) ke akun tersebut. Baik itu akun Google yang gratis (biasanya mempunyai alamat email dengan akhiran @gmail.com) atau membeli akun Google bisnis dengan domain nama Anda sendiri.

Membuat Absensi Online dengan Google Form untuk Mengoleksi Data

Pertama, login ke dalam akun Google atau gmail Anda.

Anda wajib masuk ke akun Google untuk dapat menggunakan Google Form.

Buka laman Google Form

Klik tautan ini https://docs.google.com/forms/u/0/ lalu buatlah formulir dengan mengklik tanda plus (+).

Sekarang, Anda akan melihat “Formulir tanpa judul”.

Anda dapat mengubah itu dengan sangat mudah. Lebih jelas lihat keterangan bagian-bagian diakhir langkah.

Buatlah nama formulir absensi Anda.

Langsung saja klik bidang ‘Formulir tanpa judul’, kemudian tikkan nama baru yang Anda inginkan.

Buat / tambahkan field (kolom isian) baru dengan nama “Kelas”.

Nama field: Kelas; Type data: Drop Down; Isi nama siswa; aktifkan tombol Wajib diisi.

Field Jenis Kehadiran.

Nama Field: Jenis Absen: Type Data: Drop-down; Jenis absen: datang, pulang; aktifkan juga tombol Wajib diisi.

Field Tanggal Kehadiran.

Nama field “Tanggal” untuk mencatat tanggal saat absen; Type data: Tanggal (Date jika menggunakan bahasa Inggris; aktifkan tombol Wajib diisi.

Field Jam Hadir.

Nama field: “Jam”, Type data: Waktu (Time kalau pengaturan bahasa Anda adalah Inggris; aktifkan tombol Wajib diisi. Ingat! Setelah ini lihat langkah ke-10.

Field bukti Screenshoot.

Nama field “Foto Tanda Tangan”. Type data “Upload file”, hanya izinkan file tertentu centang “gambar” / “Image”. Jumlah maksimum file “1”, hanya bisa upload 1 file saja. Ukuran file maksimal “1 Mb”, untuk menghemat ruang sehingga Google Drive tidak cepat penuh. Kita bisa set ukuran maksimal memori untuk menerima gambar dan jika sudah terpenuhi tidak akan bisa lagi menerima upload foto, secara default diset ke 1GB. Sekedar anda tahu: untuk Google drive kita hanya sebesar 15 GB.

Klik Lanjutkan.

Ketika memilih tipe data “Gambar”, maka Anda nda akan melihat pesan “Izinkan responden mengupload file ke Drive”. File akan diupload ke Google Drive pemilik formulir. Responden akan diminta untuk login ke Google saat pertanyaan upload file ditambahkan ke formulir. Pastikan hanya membagikan formulir ini dengan orang yang Anda percayai. Setelah klik Lanjutkan, Anda akan melihat tampilan seperti langkah 9.

Semua sudah beres, formulir absensi online sudH siap untuk diisi oleh setiap siswa. Untuk melihat bagaimana tampilan formulir yang telah Anda buat kliklah tombol pratinjau (ikon mata) di pojok kanan atas.

Berikut penjelasan kolom/bidang isian.

  1. Nama formulir yang akan menjadi nama file dalam folder Google Drive Anda.
  2. Judul halaman formulir absen, bisa saja sama dengan nomor 1.
  3. Field atau Jenis data yang ingin dikoleksi.
  4. Type data untuk nomor 3 (saya pilih opsi dropdown karena jenis data yang saya pilih adalah nama siswa yang sudah terdaftar di sekolah).
  5. Daftar pilihan dari nama-nama siswa (karena saya memilih dropdown di type data, maka harus mengisi list data ini).
  6. Untuk menambah field atau isian data lainnya yang ingin Anda kumpulkan datanya.
  7. Ini adalah pengaturan untuk menentukan apakah bagian ini wajib diisi atau tidak. Jika wajib, nyalakan / geser tombol itu.

CATATAN: Agar Google form Anda bisa diakses pastikan mereka yang akan mengisi formulir absensi online untuk login terlebih dahulu ke akun google masing-masing.

Pada bagian kedua, kita akan membuat Google Sheet untuk menampung data yang diisi melalui Google form. Kita lanjut besok saja.

Membuat Google Sheet untuk Menampung Data

Kita lanjut ke bagian kedua adalah menjadikan data yang sudah di input menjadi data spreadsheet di google Spreadheet. Berikut caranya:

Masih pada Google Form yang sama (jika Anda telah menutupnya, silakan cari di Google Drive) , klik Tab “Respons” dan klik ikon Google Sheet, lihat tanda salib berwarna hijau.

Google Sheet untuk menampung data absen online
Membuat Google Sheet untuk menampung data absen online

Setelah Anda klik ikon itu maka akan muncul jendela pop-up untuk membuat file Google sheet. Buat nama file atau biarkan yang sudah dan kemudian klik tombol “Buat” / “Create”.

Google sheet tujuan tanggapan
Google sheet tujuan tanggapan

Setelah itu otomatis akan terbuka tab baru pada peramban Anda yang memuat halaman Google Sheet. Tampilannya persis seperti aplikasi Excel. Lembar ini nantinya akan menampung semua data yang di input pada formulir daftar hadir secara waktu nyata (realtime).

respon absen online di Google sheet
Respon absen online di Google sheet

Sampai di sini sebenarnya sudah cukup, kita sudah punya lembar data yang bisa kita rekap. Tetapi jika Anda ingin visualisasi yang lebih enak dipandang, maka perlu visualisasi.

Visualisasikan Data dengan Google Data Studio

Bagian ini agak rumit sedikit, menggunakan sedikit syntax bahasa pemrograman. Tapi Anda tidak perlu khawatir cukup copy-paste saja syntax-nya. Ikuti pelan-pelan.

Buka Google Data Studio dengan mengunjungi tautan berikut https://datastudio.google.com/.

Data Studio
Data Studio

Klik ikon plus (+) besar untuk mulai membuat laporan baru.

Jika Anda pertama kali menggunakan Data Studio maka Anda akan disambut dengan pengenalan singkat apa itu Data Studio. Klik saja Mulai.

Mulai Data Studio
Mulai Data Studio

Setujui persyaratan dan ketentuan, centang kotak I agree to the dst…. klik tombol Setuju.

Data Studio setuju
Data Studio setuju

Pada laman Preferensi lik tombol Ya untuk semu.

Data_Studio_Preferensi
Data Studio Preferensi

Menambahkan sumber data untuk laporan kita, yang mana sumber datanya adalah file Google sheet yang tadi sudah kita buat. Caranya:

Data Studio Google Spreadsheet
Data Studio Google Spreadsheet

Izinkan google studio mengakses Google sheet kita.

izinkan data studio mengakses sheet
Izinkan data studio mengakses sheet

Setelah itu, akan ditampilkan sheet yang pernah kita buat, pilih data absensi nya, klik “Tambahkan”.

Pilih Sheet absensi online yang akan divisualisasi
Pilih Sheet absensi online yang akan divisualisasi.

Klik tombol Tambahkan Ke Laporan.

Data Studio tambahkan ke laporan
Tambahkan ke laporan

Sekarang Anda sudah masuk ke layar desain Google Data Studio, klik judul untuk membuat nama laporan, secara default namanya Laporan Tanpa Judul.

Data Studio Canvas
Data Studio Canvas

Setelah merubah judul, lanjutkan dengan klik menu “Sumber daya“, lalu “Kelola sumber data yang ditambahkan“.

Kelola sumber daya yang ditambahkan
Kelola sumber daya yang ditambahkan

Sumber data yang kita pilih tadi, Klik “Edit

Edit sumber daya
Edit sumber daya

Sumber daya ditampilkan seperti gambar berikut.

Sumber daya absensi online
Sumber daya yang diekstrak dari formulir Absensi online Google Form.

Rubah jenis data untuk “Foto Tanda Tangan” dari URL menjadi “Text“. Tujuannya agar foto tanda tangan bisa ditampilkan.

Ubah tipe data dari url menjadi teks
Ubah tipe data dari url menjadi teks.

Sekarang kita perlu menambahkan kolom baru.

Tambahkan kolom
Tambahkan kolom

Beri nama kolom dengan “Tanda Tangan”.

Kolom Tanda Tangan
Kolom Tanda Tangan

Pada bidang Formula isikan syntax berikut: SUBSTR(Foto Tanda Tangan, 34, 33)

Klik tombol Simpan, lihat sudut kanan bawah. Lalu kembali dengan meng-klik tambol SEMUA KOLOM. (lihat sudut kiri atas, di bawah judul formulir).

Buat satu kolom lagi dan beri nama “TTD“.

Buat kolom TTD
Buat kolom TTD

Isikan formula dengan syntax berikut: IMAGE(CONCAT(“https://drive.google.com/uc?id=”,Foto Tanda Tangan, 34, 33)

Klik Simpan, dan klik tombol Selesai.

Mendesain Tampilan Data Absen Online

Setelah proses di sumber data selesai sampai klik “Tutup”, kita akan di bawa ke halaman desain data seperti berikut:

Tampilan Studio Data Absen Online
Tampilan Studio Data Absen Online

Bidang sebelah kiri menampilkan tabel daftar hadir, sedangkan bidang sebelah kanan adalah kustomisasi untuk objek yang kita pilih di bidang tampilan data. Misalnya jika Anda ingin menambah kolom pada tabel di sebelah kiri maka klik tombol “Tambahkan dimensi“.

Untuk merubah tampilan tabel silakan klik di tempat kosong kemudian pilih template tersedia di sebelah kanan.

sesuaikan tampilan tabel
Sesuaikan tampilan tabel

Selanjutnya klik lagi table tampilan data di bidang data agar kita bisa kita buat beberapa perubahan. Coba ikuti pengaturan berikut:

Pengaturan tabel absensi online
Pengaturan tabel absensi online

Setalah seting data beres, Anda dapat mengatur posisi atau lebar tabel dengan menggeser dan untuk lebar cukup seret dengan mouse. Maka tampilannya akhirnya akan seperti berikut:

tampilan akhir absen online Data Studio
Tampilan akhir absen online Data Studio

Sekian tutorial membuat absen online dengan tanda tangan menggunakan Google Form dan Google Data Studio. Anda dapat mengunduh kemudian mencetak (print out) daftar hadir tersebut.

Akhir Kata

Semoga bermanfaat bermanfaat, jika Anda gagal atau menemukan jalan buntu jangan sungkan bertanya. Tinggalkan komentar dan kami akan membantu Anda sebisa mungkin.

9 comments
  1. (8). Dalam suatu laporan penelitian, bagian yang mencantumkan sumber-sumber yang digunakan peneliti sebagai acuan dan pendukung saat melakukan suatu penelitian adalah…
    A. Lampiran
    B. Kesimpulan
    C. Pendahuluan
    (D). Daftar pustaka
    E. Metode penelitian

    (12). Perbedaan jenis flora dan fauna yang mendominasi hutan hujan tropis dan gurun pasir menunjukan adanya keanekaragaman hayati tingkat….
    A. Gen
    B. Spesies
    C. Populasi
    (D). Ekosistem
    E. Komunitas

    (16). Perhatikan beberapa manfaat keanekaragaman hayati berikut!
    1. Kayu gaharu dan cendana untuk industri kosmetk
    2. Kayu jati dan rotan untuk mabel
    3. Ubi kayu untuk menghasilkan alkohol.
    Manfaat keanekaragaman hayati diatas dikatakan sebagai nilai…
    A. Estetika
    B. Religius
    C. Ekologis
    (D). Ekonomi
    E. Biologis

    (22). Cermati jenis-jenis virus berikut!
    1. Virus coxsachie
    2. Rhabdovirus
    3. Coronavirus
    4. Afian influenza
    5. Dengue virus.
    Virus yang dapat menyerang hewan dan manusia ditunjukan oleh nomor..
    A. 1-2
    B. 1-3
    (C). 2-4
    D. 3-4
    E. 3-5

    (24). Pasangan antara contoh virus dengan jumlah kapsomernya dalam tabel Berikut yang benar adalah…
    A. Picornavirus = 32
    B. Papovavirus = 60
    C. Herpesvirus = 72
    D. Parvovirus. = 162
    (E). Adenovirus = 252

  2. (1). penyakit sifilis disebabkan oleh trenponema palidium dan penyakit tetanus disebabkan oleh clostridium tetani. Kedua mikroorganisme tersebut dipelajari dalam…
    A.fikologi
    (B).mikologi
    C.morfologi
    D.parasitilogi
    E.bakteriologi
    (21). virus dapat dikelompokkan menjadi deoksiribovirus dan ribovirus pengelompokan virus tersebut berdasarkan…
    A.penyakit yang ditimbulkannya
    (B).kandungan asam nukleat ya
    C.inang yang diinfeksinya
    D.cara penularannya
    E.cara replikanya
    (23). Bagian yang berfungsi untuk mengendalikan aktivitas virus pada gambar di samping ditunjukkan oleh nomor…
    (A).1
    B.2
    C.3
    D.4
    E.5
    (25). Perhatikan Beberapa penyakit berikut!
    1. Penyakit pollo
    11. Penyakit kuning
    111. Penyakit cacar air
    Jenis jenis vaksin yang digunakan untuk mencegah penyakit penyakit di atas secara berurutan adalah…
    A. HBV,MMR DAN OPV
    B. HBV,OPV DAN HZV
    (C). HBV,OPV DAN MMR
    D. OPV,HBV, DAN HZV
    E. OPV,HBZ DAN HBV
    (19). Perhatikan hewan hewan berikut!
    Hewan hewan tersebut mempunyai kekerabatan yang dekat karena ketiganya termasuk bangsa…
    A. Rodertia
    B. Ungulata
    C. Carnivora
    (D). Marsupilia
    E. Monotrenata

      1. Terima kasih atas informasinya. Akan kami pelajari. Jika berkenan, silakan berbagi tutorial dengan kami.

  3. mas..setelah saya mencoba di tampilan tanda tangan absen tidak muncul gambar nya. kira2 nya salah nya dimana…

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Previous Post
Dukungan untuk Chrome di Windows 7

Google Perpanjang Dukungan untuk Chrome di Windows 7 Hingga 2022

Next Post

SEO Gambar: Mengoptimalkan gambar untuk mesin pencari

Related Posts